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Hausverwaltung wechseln: So geht es ohne Stress
Vertrag, Fristen, Übergabe: wie Eigentümer von Mietshäusern ihre Mietverwaltung wechseln, Schritt für Schritt und ohne Lücke bei Mieten und Kautionen.
Das Wichtigste in Kürze
Beim Mietshaus entscheiden Sie als Eigentümer allein, ein Beschluss ist nicht nötig. Maßgeblich sind Laufzeit und Kündigungsfrist im Verwaltervertrag, ohne Regelung gilt § 621 BGB. Die alte Verwaltung muss alle Unterlagen herausgeben (§ 667 BGB) und abrechnen. Kautionen liegen getrennt (§ 551 BGB) und werden mit Nachweis übergeben. Mieter erfahren neue Ansprechpartner und Bankverbindung schriftlich.
Unzufrieden mit der Verwaltung, aber der Wechsel wirkt wie ein Berg? Tatsächlich ist er ein überschaubarer Ablauf, wenn man die Reihenfolge kennt. Dieser Ratgeber richtet sich an Eigentümer von Mietshäusern und vermieteten Mehrfamilienhäusern, also an alle, die eine Mietverwaltung beauftragen. Für Eigentümergemeinschaften gelten eigene Regeln, die wir am Ende kurz zum Vergleich zeigen.
Typische Gründe für einen Wechsel
Selten ist es ein einzelner Fehler. Meist summieren sich Dinge, die Eigentümer über Monate stören:
- Abrechnungen kommen spät. Die Betriebskostenabrechnung muss den Mietern spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Absatz 3 BGB). Wer das reißt, verschenkt Nachzahlungen.
- Mieter erreichen niemanden. Schäden bleiben liegen, Beschwerden landen beim Eigentümer.
- Konten sind undurchsichtig. Kein laufender Überblick über Mieten, Rückstände und Ausgaben.
- Instandhaltung wird verschleppt. Kleine Schäden werden zu großen.
- Leerstand dauert zu lange. Wohnungen werden nach Auszug nicht zügig hergerichtet und neu vermietet.
Schritt 1: Verwaltervertrag prüfen
Im Verwaltervertrag stehen Laufzeit, Kündigungsfrist und Form der Kündigung. Notieren Sie sich den letztmöglichen Kündigungstermin, er bestimmt den ganzen Zeitplan. Viele Verträge verlängern sich automatisch, wenn niemand rechtzeitig kündigt. Läuft der Vertrag ohnehin aus, reicht es oft, ihn schlicht nicht zu verlängern.
Rechtlich ist der Mietverwaltungsvertrag eine entgeltliche Geschäftsbesorgung mit Dienstvertragscharakter (§ 675 BGB). Fehlt eine Kündigungsregel, gelten die Fristen des § 621 BGB. Sie hängen davon ab, wie die Vergütung bemessen ist: Bei monatlicher Vergütung ist die Kündigung spätestens am 15. eines Monats zum Monatsende möglich. Bei schweren Pflichtverletzungen, etwa wenn Gelder zweckwidrig verwendet werden, kommt eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund in Betracht (§ 626 BGB). Sie muss innerhalb von zwei Wochen erklärt werden, nachdem Sie von dem Grund erfahren haben.
Prüfen Sie außerdem, ob der Vertrag Sonderhonorare für die Übergabe oder für Abrechnungen nach Vertragsende vorsieht.
Schritt 2: Die neue Verwaltung auswählen
Holen Sie das Angebot der neuen Verwaltung ein, bevor Sie kündigen. Dann gibt es keine Lücke. Achten Sie auf diese Punkte:
- Erlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung. Wer gewerblich Mietwohnungen für Dritte verwaltet, braucht sie, dazu eine Berufshaftpflichtversicherung.
- Getrennte Konten. Mieten laufen auf Konten, die auf Sie als Eigentümer lauten oder als Treuhandkonten geführt werden.
- Erreichbarkeit für Mieter und Eigentümer, mit festen Ansprechpartnern.
- Klarer Leistungskatalog. Was ist in der Grundvergütung enthalten, was kostet extra?
Schritt 3: Kündigen und Stichtag festlegen
Kündigen Sie schriftlich mit Zugangsnachweis und nennen Sie den gewünschten Übergabestichtag. Ein Monatsende ist praktisch, ein Jahresende noch besser, weil dann die Betriebskostenabrechnung des laufenden Jahres sauber bei einer Verwaltung liegt. Legen Sie fest, wer die Abrechnung für das Jahr des Wechsels erstellt.
Schritt 4: Die Übergabe organisieren
Die alte Verwaltung muss alles herausgeben, was sie für Sie erhalten oder erlangt hat (§ 667 BGB), und Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB). Auf die Übergabeliste gehören bei einem Mietshaus mindestens:
| Bereich | Was übergeben wird |
|---|---|
| Mieterakten | Mietverträge, Nachträge, Mieterhöhungen, Korrespondenz |
| Mietkonten | Sollstellungen, Zahlungseingänge, Rückstände, Mahnverfahren |
| Kautionen | Kontonachweise je Mietpartei mit Stand und Zinsen |
| Abrechnungen | Betriebskostenabrechnungen der letzten Jahre mit Belegen |
| Verträge | Versicherungen, Wartung, Hausmeister, Reinigung, Versorger |
| Technik | Schlüssel, Zählerstände, Pläne, Prüfprotokolle |
| Laufende Vorgänge | Schäden, Handwerkeraufträge, Rechtsstreitigkeiten |
Besonders wichtig sind die Kautionen. Sie müssen getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt sein (§ 551 Absatz 3 BGB). Lassen Sie sich für jede Mietpartei bestätigen, wo die Kaution liegt und wie hoch sie heute ist.
Eine gute neue Verwaltung führt diese Übergabe selbst und holt die Unterlagen aktiv ein. Sie müssen dem nicht hinterherlaufen.
Schritt 5: Alle informieren
Mieter erhalten ein kurzes Schreiben, unterschrieben von Ihnen als Vermieter, mit neuem Ansprechpartner und neuer Bankverbindung. Daueraufträge müssen umgestellt werden, deshalb gehört der Brief rechtzeitig vor die erste Miete nach dem Stichtag. Dienstleister und Versorger werden ebenfalls informiert und Rechnungsadressen geändert.
Zum Vergleich: der Wechsel in der WEG
In einer Wohnungseigentümergemeinschaft entscheidet nicht der einzelne Eigentümer, sondern die Eigentümerversammlung per Beschluss. Seit der WEG-Reform kann der Verwalter jederzeit abberufen werden, sein Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Absatz 3 WEG). Wir übernehmen keine WEG-Verwaltung. LIEPA ist auf die Mietverwaltung von Mietshäusern spezialisiert.
Der einfachste Weg
Wir übernehmen den kompletten Wechsel inklusive Übergabe und Information der Mieter. Was unsere Verwaltung leistet, steht im Leistungskatalog der Hausverwaltung. Schreiben Sie uns dort direkt über das Anfrageformular, wir melden uns mit einem konkreten Vorschlag. Welche Miete bei der nächsten Neuvermietung zulässig ist, zeigt der Beitrag zu den Mietpreisen in Berlin. Wer ein Zinshaus kaufen will, findet die wichtigsten Kennzahlen im Ratgeber Mehrfamilienhaus kaufen in Berlin.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Quellen
- § 621 BGB: Kündigungsfristen bei Dienstverhältnissen, Gesetze im Internet
- § 667 BGB: Herausgabepflicht, Gesetze im Internet
- § 551 BGB: Begrenzung und Anlage von Mietsicherheiten, Gesetze im Internet
- § 26 WEG: Bestellung und Abberufung des Verwalters, Gesetze im Internet
Häufige Fragen
Wie kündige ich meine Hausverwaltung?
Schriftlich und so, dass Sie den Zugang beweisen können, etwa per Einschreiben. Maßgeblich sind Laufzeit und Kündigungsfrist im Verwaltervertrag. Fehlt eine Regelung, gelten die Fristen des Dienstvertragsrechts (§ 621 BGB). Bei schweren Pflichtverletzungen ist eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund möglich (§ 626 BGB), sie muss innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis erklärt werden.
Welche Kündigungsfrist gilt für einen Mietverwaltungsvertrag?
Die im Vertrag vereinbarte. Viele Verträge laufen ein oder mehrere Jahre und verlängern sich, wenn niemand rechtzeitig kündigt. Ohne Vereinbarung richtet sich die Frist nach § 621 BGB und hängt davon ab, wie die Vergütung bemessen ist. Bei monatlicher Vergütung ist die Kündigung spätestens am 15. eines Monats zum Monatsende möglich.
Muss die alte Hausverwaltung alle Unterlagen herausgeben?
Ja. Die Verwaltung führt Ihre Geschäfte im Auftrag und muss alles herausgeben, was sie dafür erhalten oder erlangt hat (§ 667 BGB), außerdem Rechenschaft über ihre Tätigkeit ablegen (§ 666 BGB). Dazu gehören Mieterakten, Kontoauszüge, Belege, Verträge und Schlüssel.
Was passiert beim Verwalterwechsel mit den Mietkautionen?
Kautionen müssen getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt sein (§ 551 Absatz 3 BGB). Beim Wechsel werden die Kautionskonten mit Nachweis über Stand und Zinsen umgestellt oder übertragen. Lassen Sie sich für jede Mietpartei bestätigen, wo die Kaution liegt.
Was ist beim Wechsel einer WEG-Verwaltung anders?
In einer Eigentümergemeinschaft entscheidet die Eigentümerversammlung per Beschluss. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, sein Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Absatz 3 WEG). LIEPA übernimmt keine WEG-Verwaltung, sondern ausschließlich die Mietverwaltung von Mietshäusern.
Wie lange dauert ein Wechsel der Hausverwaltung?
Die Planung richtet sich nach der Kündigungsfrist im alten Vertrag. Die eigentliche Übergabe dauert nach unserer Erfahrung einige Wochen, wenn die alte Verwaltung mitarbeitet und die neue sie aktiv steuert.
